Transactionele e-mails: Hoe zorg je ervoor dat ze altijd aankomen?

Leestijd: 3 minuten


Een goede afleverbaarheid van je zakelijke e-mails is vandaag de dag niet vanzelfsprekend. Denk maar aan alle spam die je dagelijks ontvangt. Maar die verzendbevestiging van je bestelling wil je natuurlijk wel gewoon graag in je inbox ontvangen. Transactionele e-mails (zoals order bevestigingen, facturen, wachtwoord-vergeten e-mails) zijn belangrijk voor het communiceren met klanten, en als ze niet aankomen, verlies je het vertrouwen van klanten en mogelijk ook klanten. Klanten verliezen wilt niemand hebben natuurlijk.Hoe zorg je ervoor dat deze e-mails altijd in je inbox komen? In deze blogpost leggen we je uit hoe je transactionele e-mails altijd zullen aankomen zodat jij je klanten niet verliest.

Het probleem met standaard e-mailinstellingen in WordPress

WordPress biedt een standaardinstelling voor het verzenden van e-mails met de PHP Mail-functie via de hosting/server. Hoewel het makkelijk lijkt, zien veel e-mailproviders deze methode als niet betrouwbaar. Dit komt door het ontbreken van beveiliging of verificatie, waardoor e-mails vaak in de spammap van de ontvanger terechtkomen. Dit kan ervoor zorgen dat klanten belangrijke informatie missen. Als je klanten belangrijke informatie missen loop je het risico op minder omzet en is je klant niet goed geinformeerd.

De oplossing: SMTP gebruiken

Een populaire en betrouwbare methode om e-mails te verzenden, is het gebruik van een SMTP-server. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) is een systeem dat speciaal is ontworpen om e-mails veilig en effectief te verzenden. Het zorgt voor de juiste beveiliging en controle, wat de kans op een juiste aflevering van e-mails behoorlijk vergroot.

n plaats van te rekenen op de standaardinstellingen van WordPress, is het ook mogelijk om een mailbox aan te maken en je website te verbinden met een SMTP-server. De eenvoudigste methode is om dit via een plugin te doen, zoals de WP Mail SMTP-plugin. Deze plugin maakt het verbinden van je WordPress-website makkelijk met een betrouwbare SMTP-server, zoals Gmail, Outlook of specifieke aanbieders zoals SendGrid. Zodra je de correcte serverinformatie hebt ingevoerd, garandeert de plugin dat je e-mails veilig worden verzonden. Een nuttige eigenschap van de plugin is de optie om testmails te verzenden, zodat je kunt verifiëren of alles correct werkt. SMTP is dus een goede oplossing.

Domeininstellingen: SPF, DKIM en DMARC

Het is belangrijk om, naast het gebruik van SMTP, te zorgen dat je domein correct is ingesteld. Dit houdt in dat je SPF-, DKIM- en DMARC-gegevens in het DNS goed zijn ingesteld. Deze technische instellingen maken het mogelijk voor je e-mailprovider om te controleren of jouw e-mails daadwerkelijk van jouw domein afkomstig zijn. Een SPF record kan bijvoorbeeld in het DNS als TXT record worden toegevoegd. Voor instructies kan je het beste even kijken in de hulp documentatie van de provider.

SPF (Sender Policy Framework) zorgt ervoor dat alleen bepaalde servers namens jouw domein e-mails mogen verzenden. DKIM (DomainKeys Identified Mail) voegt een digitale handtekening toe aan je e-mails om de betrouwbaarheid ervan te garanderen. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) is een extra maatregel die helpt bij het controleren van de authenticiteit van je e-mails. Deze gegevens helpen te voorkomen dat je e-mails als spam worden gemarkeerd en verbeteren de aflevering van je berichten

Het belang van betrouwbare transactionele e-mails voor je bedrijf

Transactionele e-mails zijn belangrijker dan je denkt. Ze worden vaak gezien als de “basis” van je communicatie met klanten, zoals bestelbevestigingen, facturen en wachtwoordherstel. Als deze e-mails niet aankomen, kunnen klanten in de war raken of zelfs denken dat je service onbetrouwbaar is. Het gebruik van een betrouwbare SMTP-server en het correct instellen van je domein zijn belangrijke stappen om te zorgen dat deze e-mails altijd aankomen. Het is dus belangrijk dat klanten de genoemde e-mails krijgen.

Conclusie

Door de juiste acties te ondernemen, zoals het gebruiken van een SMTP-plugin en het configureren van je domein, kun je ervoor zorgen dat je e-mails veilig en goed worden afgeleverd. Klanten zullen je betrouwbaarheid waarderen, en jij kunt met vertrouwen transacties en belangrijke meldingen versturen zonder je zorgen te maken over mislukte leveringen. Wil je meer blogposts bekijken? Check dan onze Blog&Tips pagina voor meer blogposts